เรื่องนี้โรงเรียนไม่ได้สอน : รวม 6 วิธี ทำงานกลุ่มยังไงไม่ให้กลุ้ม!

เชื่อว่าปัญหาโลกแตกสำหรับเด็กมัธยมและเด็กมหา’ลัย คือ “การทำงานกลุ่ม” ถ้าเป็นในกรณีที่เราและเพื่อนๆ ช่วยกันคิด ช่วยกันทำ แบบนั้นแป๊บเดียวงานก็เสร็จ แต่ถ้าเกิดเหตุการณ์ที่งานกลุ่มกลายเป็นงานเดี่ยวที่เราต้องแบกคนเดียว หรืออาจจะมีแค่เราและเพื่อนอีกไม่กี่คนช่วยกันทำ เราจะทำยังไง? วันนี้คอลัมน์ ‘เรื่องนี้โรงเรียนไม่ได้สอน’ มี 6 วิธี ทำงานกลุ่มยังไงไม่ให้กลุ้ม มาฝากน้องๆ ชาว Dek-D กันค่ะ

"ทำไมเพื่อนชอบอู้งานกลุ่ม?" ปัญหานี้จิตวิทยามีคำตอบ!

เคยสงสัยกันไหมคะ? ทำไมบางคนเวลาทำงานเดี่ยวของตัวเองถึงตั้งใจทำออกมาได้ดีทุกงาน แต่พอถึงเวลาทำงานกลุ่มกลับชอบอู้ หรือเกี่ยงงาน อันนั้นก็ไม่ได้ อันนี้ก็ไม่เอา 

นิสัยลักษณะนี้มีคำอธิบายทางจิตวิทยา เรียกว่า Social Loafing หรือ การออมแรงในทางสังคม เป็นปรากฏการณ์ที่จะเกิดขึ้นเมื่อมีการทำงานแบบรวมกลุ่ม บุคคลจะแสดงศักยภาพลดลง หรือทำงานได้ไม่ดีเท่าเวลาทำงานส่วนตัว ซึ่งเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ 

การทดลองนี้จึงแสดงให้เห็นว่า เมื่อทำงานกลุ่ม เราจะใช้แรงที่น้อยลงโดยอัตโนมัติ เพราะมีการกระจายงานและกระจายแรงกดดัน แต่หากเราใช้หลักการทำงานแบบ ระดมความคิด (Brainstorming) ก็อาจทำให้ได้งานที่ดีกว่า และมีประสิทธิภาพมากกว่าตอนทำงานคนเดียว 

ทำงานกลุ่มยังไงไม่ให้กลุ้ม ด้วยวิธี 6 จัด

สำหรับใครที่มีปัญหาในการทำงานกลุ่มบ่อยๆ วันนี้พี่แป้งก็มีทริคเล็กๆ น้อยๆ ในการแก้ไขปัญหามาบอกต่อน้องๆ ให้ลองนำไปใช้ดูนะคะ

1. จัดสรรหน้าที่ให้เหมาะสม

หน้าที่ของแต่ละคนสำคัญมากในการทำงานให้สำเร็จ การเลือกคนที่เหมาะสมกับงานนั้น ๆ จึงเป็นสิ่งที่ต้องเคลียร์ให้ชัดเจนก่อนเริ่มงาน หากเป็นไปได้เมื่อได้รับโจทย์แล้วอาจมีการประชุมครั้งแรก เพื่อกำหนดขอบเขตของแต่ละหน้าที่ ควรแบ่งหน้าที่ให้เพื่อนในกลุ่มตามความเหมาะสมและความถนัด เช่น เพื่อนคนนี้ถนัดงานที่ครีเอตก็จัดให้รับผิดชอบในส่วนที่เกี่ยวกับงานออกแบบ การทำแบบนี้จะช่วยให้แต่ละคนโฟกัสกับงานที่ตัวเองต้องทำได้อย่างถูกจุด ที่สำคัญเวลาแบ่งงานควรแบ่งตอนอยู่กันครบทุกคนจะได้รู้ว่าใครมีหน้าที่อะไรในงานชิ้นนี้บ้าง และการแบ่งหน้าที่ต้องมีความเท่าเทียมด้วย

2. จัดตารางเวลาให้ชัดเจน

หลังจากได้รับโจทย์ของงาน และรู้วันที่กำหนดส่งมาแล้ว สิ่งที่สำคัญอีกอย่างนอกจากการแบ่งหน้าที่ในกลุ่ม ก็คือ กำหนดเป้าหมายเดดไลน์ของแต่ละหน้าที่ให้ชัดเจนว่า งานของใครต้องเสร็จวันไหน ยิ่งถ้าเป็นงานที่ต้องมีการรับไม้ต่อ เช่น ทีมออกแบบกราฟิก ต้องส่งงานต่อให้ทีมตัดต่อ ก็ควรกำหนดไปเลยว่าต้องเสร็จภายในวันไหน เพื่อให้อีกทีมได้ดำเนินงานต่อ และอย่างน้อยงานทั้งหมดควรเสร็จล่วงหน้าสัก 2-3 วัน เพื่อที่จะได้มีเวลาตรวจเช็กความเรียบร้อยอีกครั้งก่อนส่งว่ามีจุดไหนที่อยากเพิ่มเติม หรือต้องแก้ไขไหม ถ้าเสร็จวันที่กำหนดส่งเลยหากมีจุดผิดพลาดที่ต้องแก้ไขอาจทำให้ส่งงานไม่ทันได้ เดี๋ยวจะโดนหักคะแนนเอา!

3. จัดประชุมอัปเดตงาน

เมื่อทุกคนเริ่มทำงานตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายเรียบร้อยแล้ว ก็อย่าลืมนัดเพื่อน ๆ ในกลุ่ม มา follow up กันว่า แต่ละคนทำงานไปถึงไหนแล้ว เพื่อดูความคืบหน้าของงาน หรือมีใครติดปัญหาอะไรจะได้ช่วยกันคิดหาทางออก เพื่อให้งานออกมาสำเร็จตามที่ต้องการ ไม่ควรมีใครต้องทำงานกลุ่มเพียงลำพัง การอัปเดตสถานะของงานร่วมกันก็เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยให้งานนั้นดำเนินการตามแผนที่วางไว้ได้สะดวกยิ่งขึ้น ยิ่งถ้างานนั้นเป็นงานที่ต้องทำระยะยาว เช่น ทั้งเดือน หรือทั้งเทอม ก็ยิ่งต้องมีการอัปเดตและติดตามงานกันอยู่เสมอ

4. จัด Feedback 

วิธีการทำงานเป็นกลุ่มที่ดีอย่างยั่งยืน คือ การรับฟังความคิดเห็นของคนในกลุ่มทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน โดยเฉพาะการรับฟังคำแนะนำเกี่ยวกับงานที่แต่ละคนเป็นคนรับผิดชอบ น้องๆ อาจจะให้ Feedback หรือคำแนะนำเพื่อนในกลุ่มเป็นรายคนกันในวันที่อัปเดตงาน เพื่อที่จะได้นำคำแนะนำเหล่านั้นไปวิเคราะห์ ปรับปรุง และพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น

5. จัดประเมิน

เมื่อทำงานเสร็จแล้ว ก็อย่าลืมจัดประเมินการทำงานของแต่ละคน อาจทำ Google Form ให้เพื่อนๆ ช่วยกันประเมินคะแนนในการทำงานของแต่ละคน โดยไม่ต้องแสดงตัวตน เพื่อที่จะได้รู้ข้อดีและข้อควรปรับปรุงของตนเอง ทำให้การทำงานกลุ่มครั้งต่อไปราบรื่นขึ้น 

6. จัดการด้วยท่าไม้ตาย

ถ้าต้องเจอกับเพื่อนที่ไม่ช่วยงาน ไม่สนใจอะไรเลย ถึงขั้นที่เราพูดจนไม่รู้จะพูดยังไง หรือยื่นข้อเสนอต่างๆ นานา ไปแล้ว แต่เพื่อนคนนั้นก็ยังเพิกเฉย ละเลย ไม่ใส่ใจในสิ่งที่เราพูด จนมีผลกระทบกับงานกลุ่ม ถ้าเราและเพื่อนคนอื่นๆ จัดการไม่ได้จริงๆ ก็คงถึงเวลาที่เราจะต้องยืมมืออาจารย์ประจำวิชามาช่วยจัดการแล้วล่ะค่ะ การให้อาจารย์เป็นคนเตือนเพื่อนคนนั้นอาจทำให้เขารู้สึกตัวขึ้นมาบ้าง เพราะอาจารย์น่าจะมีวิธีการที่พูดได้ดีกว่าเรา ที่สำคัญ ถ้าเพื่อนคนนั้นรู้ว่าเรื่องที่เขาไม่ยอมช่วยงานไปถึงหูอาจารย์ประจำวิชาแล้วล่ะก็เขาจะต้องกระตือรือร้นขึ้นมาบ้างแหละค่ะ

แต่ถ้าเราทำทุกวิถีทางแล้ว ทั้งการพูดดีๆ ทั้งให้อาจารย์ช่วยก็แล้ว เพื่อนคนนั้นก็ยังคงนิ่งเฉย ไม่รับรู้ พี่แป้งคิดว่าน่าจะถึงเวลาตัดชื่อเพื่อนคนนี้ออกจากกลุ่มแล้วค่ะ แนะนำว่าให้ค่อยๆ อธิบาย ว่าสาเหตุที่ทำให้เราตัดสินใจแบบนี้เป็นเพราะอะไร อย่าใช้อารมณ์ คุยกันด้วยเหตุผลจะดีกว่าค่ะ 

เป็นยังไงบ้างคะ หวังว่าเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้น้องๆ ทำงานกลุ่มกับเพื่อนๆ ได้ง่ายขึ้น ขึ้นชื่อว่า "งานกลุ่ม" ก็ต้องเป็นงานที่ทำเป็นกลุ่มถึงจะสำเร็จ อย่าแก้ปัญหาด้วยการทำคนเดียวนะ เพราะถ้ามีครั้งที่หนึ่งมันก็จะมีครั้งต่อๆ ไปได้  เราไม่ควรมองข้ามหรือปล่อยผ่านเรื่องที่เพื่อนไม่ช่วยงานเพราะมันจะเป็นปัญหาทั้งต่อตัวเขาเองและคนอื่นด้วย